Die korrekte Ausstellung einer Rechnung ist für uns Podologen sehr wichtig. Sie dient z. B. als Belegnachweis für den Vorsteuerabzug. Es gelten auch einige Besonderheiten für uns. Wenn etwa eine podologische Heilmittelverordnung vorliegt, ist diese umsatzsteuerfrei. Mit der Berücksichtigung von einigen Tipps ersparen Sie sich spätere Reklamationen und machen einen professionellen Eindruck bei Geschäftskunden. Grundlage für die Ausstellung einer Rechnung ist § 14 Umsatzsteuergesetz (UstG)1.
Kleinbetragsrechnungen
Wenn der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer unter 250 € liegt, sind nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung vereinfachte Rechnungen möglich. Damit haben wir in der podologischen Praxis am meisten zu tun.
Folgende Angaben müssen auf der Rechnung gemacht werden:
- Name und Anschrift der Podologie- / Fußpflegepraxis
- Datum
- Art und Anzahl der gelieferten Dienstleistungen oder Produkte (bitte einzeln aufführen, etwa: Tamponade, Fußbad, Creme, Nagelspange etc.)
- Entgelt und der Umsatzsteuerbetrag in einer Summe
- Hinweis auf Steuerbefreiung bzw. Umsatzsteuersatz.
Pflichtangaben für Rechnungen über 250 €
- Name und Anschrift der podologischen Praxis und des Leistungsempfängers
- Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer
- Institutionskennzeichen (eindeutiges Merkmal für die maschinelle Erledigung des Abrechnungsverfahrens und den Zahlungsverkehr mit Trägern der Sozialversicherung).
- Datum
- Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung: Leistungszeitraum erfolgte am: .. .. .. oder vom: .. .. .. bis .. .. ..
- Anzahl und Art des gelieferten Umfangs
- Höhe des Netto-Rechnungsbetrages nach Steuersätzen befreit aufgeschlüsselt
- Rabatt und Skonto berücksichtigen
- Steuersatz 19 % oder 7 % auf den Netto-Rechnungsbetrag angeben
- Bei Umsatzsteuerbefreiung den Hinweis darauf angeben: … diese (podologische) Leistung ist umsatzsteuerbefreit nach § 4 Nr. 14 UStG
- Bei der Kleinunternehmerregelung ist folgende Angabe hilfreich: Kein Umsatzsteuernachweis gemäß §19 Abs. 1 UStG.
Extra Tipp
Was ist zum Beispiel beim Versenden einer Rechnung per Mail zu beachten? Die notwendigen Angaben auf der Rechnung ändern sich nicht. Damit eine Rechnung per E-Mail Gültigkeit erhält, braucht es die Zustimmung beider Parteien. Die Rechnung gilt auch dann als akzeptiert und angenommen, wenn sie stillschweigend überwiesen wird. Sinnvoll ist eine elektronische Signatur, um die Integrität und Authentizität zu gewährleisten.
Nachweisdokumente wie Lieferscheine oder Verträge, auf denen Rechnungen basieren, müssen unversehrt und im Original (Echtheit des Anspruchs) mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt für digitale Rechnungen. Aus Sicherheitsgründen empfahl mir meine Steuerberaterin, die Rechnungen fortlaufend auszudrucken und abzuheften. Denn was ist, wenn der Computer ausfällt oder geklaut wird – alles ist dann verloren.
Beachten Sie auch die Lesbarkeit Ihrer Rechnung. Manche Dokumente lassen sich vom Empfänger nicht öffnen. Ein klassisches Beispiel: Ein Dokument, das im Textverarbeitungsprogramm Pages (Apple) erstellt wird, kann möglicherweise von Microsoft Word auf einem Windows-Rechner nicht gelesen werden. Erzeugen Sie daher ein PDF, das Sie dann elektronisch versenden. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass die Rechnung nicht geändert und damit manipuliert werden kann.
Quellen
1 https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html; https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
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