Was sind sogenannte EKPAs (einkommensproduzierende Aktivitäten)? Lässt sich Arbeit und Freizeit miteinander verbinden, etwa bei Work und Travel? Was heißt eigentlich: „Ich bin zu beschäftigt!“ – oft ist es nur eine Ausrede, um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken.
Diese und andere Fragen führen mich zu meiner persönlichen Mission: Mit möglichst wenig Energie (trotzdem mit Enthusiasmus) so viel wie möglich zu erreichen. Dafür braucht es ein optimiertes Zeitmanagement. Wer ähnlich handeln möchte, fängt am besten damit an, sein Leben zu vereinfachen und Komplexität rauszunehmen. Warum sollten Sie sich ständig neue Kunden oder Patienten suchen, wenn Sie Ihren treuen, gut zahlenden und vor allem zufriedenen Bestandskunden immer mal neue Leistungen anbieten können. Da gibt es so viele interessante Möglichkeiten.
„Zeit, die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt“, dichtete der österreichische Lehrer, Dichter und Aphoristiker Ernst Ferstl. Das heißt, „ja“ zu uns selbst zu sagen. „Ich muss noch schnell … erledigen… oder ich habe keine Zeit“ zählt also nicht mehr. Es geht vielmehr darum, die Prioritäten effizienter zu setzen. Doch wie funktioniert das? Denn unsere alten Gewohnheiten haben uns manchmal fest im Griff. Neue Rituale in den täglichen Praxisalltag zu integrieren, ist schon einmal ein großer Fortschritt.
Um mehr Klarheit darüber zu bekommen, welches die eigenen Lebensziele sind, hilft eine Liste mit den verschiedenen Rollen, die jeder regelmäßig zu erfüllen hat: Podologie / Mutter / Vater / Partnerschaft / Freundeskreis / Sportler / Dog Mom etc. Anschließend sollten die Aktivitätsbereiche priorisiert werden: Was ist mir am wichtigsten oder wo will ich hin?
Eat that frog
Die wichtigste Grundregel des Zeitmanagements lautet: Alles, was unter drei Minuten dauert, sollten Sie am besten sofort erledigen. Denn die ganze Zeit darüber nachzudenken, benötigt mehr Energie, als gleich einen Haken dran zu machen.
Ähnliches gilt für unangenehme Tätigkeiten: Das sollten Sie nicht ständig vor sich herschieben, sondern sofort erledigen. Terminieren Sie lästige Pflichten und setzen Sie dies dann auch wirklich um. Beachten Sie aber trotzdem Ihren Biorhythmus und Ihre Tagesform. Wenn eine Aufgabe Konzentration erfordert, gehen Sie diese am besten gleich morgens an und legen Sie kurze Pausen ein – Lüften, ruhiges Atmen und ausreichend Wasser trinken hilft ungemein.
Ein „Verbummeln“ oder die „Aufschieberitis“ von Aufgaben, bei Zwanghaftigkeit auch Prokrastination genannt, frisst Zeit und Energie. Meist wird das Unangenehme aufgeschoben. Das können komplexe Aufgaben oder ganz einfache Tätigkeiten sein, etwa einen Knopf annähen. Wir müssen uns immer wieder selbst maßregeln, dieses oder jenes noch zu erledigen, was Kraft kostet. Einfacher wird es, wenn wir uns auch einmal belohnen. Ist die erste Hürde mit dem Beginn der Aufgabe erst einmal geschafft, geht es schon viel leichter. Das gilt vor allem dann, wenn wir uns bewusst machen, wie schön es wäre, nicht mehr an diese schwierige oder lästige Aufgabe zu denken. Jeder sollte aber auch seine eigene Leistungskurve beachten.
Eisenhower Matrix: Zeitdiebe eliminieren
Was sind Ihre größten Zeitfresser: Scrollen auf Social Media, fehlende Selbstdisziplin, zu wenig Delegation, Streben nach Perfektion, Multitasking, nichts zu Ende bringen, unnötige oder unangemeldete Besuche/Telefonate? Fragen Sie sich bei jeder Aktivität: Weshalb möchte ich das tun oder bringt es mich wirklich weiter?
Da es uns allen manchmal schwerfällt spontan zu entscheiden, was wichtig und unnötig ist, gibt es die Methode „Eisenhower Matrix“. In vier Quadranten wird nach nicht wichtig / wichtig sowie nicht dringend / dringend kategorisiert. Oftmals sortiert sich dabei vieles von selbst aus, weil es gleich erledigt, delegiert oder als unnütz und damit als Zeitverschwendung vernachlässigt werden kann. Tätigkeiten, die nach der oben genannten Grundregel in weniger als drei Minuten zu erledigen sind, sollten sofort getan werden.
Tipp: Umgang mit E-Mails – Zero Inbox
Im E-Mail-Postfach sollte am Abend keine Nachricht mehr vorhanden sein. Für das Öffnen der E-Mails legen Sie maximal zwei Termine am Tag fest. Dabei gelten im Zeitmanagement folgende Regeln:
- Jede E-Mail möglichst nur einmal anfassen.
- Jede Mail bei Bedarf bearbeiten: Ab- / Zusage, weiterleiten oder zuordnen.
- Jeden Mailvorgang nach der Bearbeitung archivieren oder in einen anderen Ordner verschieben.
- Von unnützen Newslettern und vergleichbaren Informationsangeboten abmelden, um die Menge der eingehenden E-Mails zu reduzieren.
Wenn die Beantwortung einer E-Mail länger dauert, sollten Sie sich dafür separat Zeit einplanen. Beim Schreiben können Sie auf kurze, prägnante Aussagen zurückgreifen und sogar direkt in der Betreffzeile antworten. Höfliche Anrede und das Beachten der Rechtschreibung sind aber ebenso wichtig. Während einer Abwesenheitszeit wie etwa Urlaub sollte eine Abwesenheitsnotiz hinzugefügt werden.
Jedes NEIN ist ein JA zu dir
Kennen Sie diese nette, kollegiale Person, die niemals „Nein“ sagt und alles Mögliche nebenbei erledigt: Die kleinen Weihnachtswichtel einkaufen, Frühlingsgesteck holen, Geburtstagsgeschenk organisieren und andere Botengänge erledigen. Für uns sind sie unverzichtbar – die gute Fee eben, doch ist ein Maßhalten geboten. Denn diese Person tut sich nichts Gutes damit, weil sich das Umfeld leider zu schnell an diese Nettigkeiten gewöhnt und es als selbstverständlich nimmt. Der Selbstwert leidet darunter und der Respekt des Umfeldes sinkt. Wem das „Nein“ sagen schwerfällt, kann mit einfachen Strategien gegensteuern:
- Zeit gewinnen: „Ich schaue mal in meinen Kalender und melde mich dann wieder.“
- „Sag Ja zu dir selbst durch jedes Nein zu anderen“, dabei hilft die Frage: „Wie viel Zeit und Energie raubt es Ihnen, anderen einen Gefallen zu tun?“
- Bei Schmarotzern „Nein“ sagen! Gegenangebot: „Bei Aufgabe X kann ich dir nicht helfen, wenn Y wieder anfällt, sag mir Bescheid.“
- Delegieren: „Ich kann gerade nicht, vielleicht kann dies die Kollegin oder der Kollege (Freund, Partner etc.) erledigen?“
- Grundsatzentscheidung: „Ich gehe immer um 18 Uhr nach Hause, Punkt!“
- Vertrösten: „Jetzt kann ich nicht, frag mich am Mittwoch noch einmal.“
- Bedanken: „Danke, dass du mir das zutraust, aber es geht heute leider nicht.“
- Begründen, nicht rechtfertigen – dies macht es unserem Gegenüber leichter, das „Nein“ anzunehmen.
Telefongespräche sinnvoll gestalten
Auch beim Telefongespräch können Sie Zeit sparen. Probieren Sie doch mal die KESS Methode:
Kurz
Einfach
Strukturiert
Sympathisch…
…bedeutet, prägnant und ohne Umschweife auf die Fakten und das Gesprächsziel zu kommen. Werden Gespräche zu lang, lässt es sich umlenken, denn unsere Gesprächspartner benötigen Anleitung! Auch wenn ich mal ein Gespräch abrupt unterbrechen musste, habe ich festgestellt, dass noch nie jemand deswegen beleidigt war. Wichtig ist, es freundlich zu sagen, zum Beispiel mit einem Lächeln. Denn das können Sie am Telefon quasi „hören“, da sich die Stimme verändert.
Noch ein Beispiel für die Praxis / das Studio: Ein Kunde/Patient möchte noch Small Talk zu einem Thema halten. Sie sitzen aber schon auf heißen Kohlen, da der „Nächste schon mit den Hufen scharrt“. Das kennen wir alles. Sie können höflich, aber bestimmend das Gespräch umgehend abkürzen und sich verabschieden. Es besteht auch die Möglichkeit, durch nonverbale Signale das Gespräch zu beenden, etwa durch eine entsprechende Körperhaltung oder das Aufräumen des Arbeitsplatzes. Achten Sie aber darauf, freundlich zu bleiben und, dass die Signale nicht missverstanden werden.
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